Handreiking

From InitiatiefwijzerOegstgeest
Handreiking
Inhoudsopgave

Contents

Handreiking: leer- en ontwikkelomgeving

Een burgerinitiatief is een initiatief van één of een groep burgers om zelf deel te nemen en bij te dragen aan de realisatie van het verbeteren van de kwaliteit van de lokale samenleving, zonder oogmerk van privaat gewin.

Deze handreiking is gemaakt tijdens het onderzoek door de Rekenkamercommissie van de vier gemeenten naar burgerinitiatieven. Het is een onderdeel van de online Initiatiefwijzer.

De analyse van maatschappelijke initiatieven in de gemeenten Wassenaar, Voorschoten, Oegstgeest en Leidschendam-Voorburg laat zien dat er drie succesfactoren zijn. Wanneer initiatiefnemers en gemeenten goed invulling geven aan deze succesfactoren lukt het om samen mooie zaken voor de samenleving te realiseren! De gedachte is om met deze handreiking een gezamenlijk proces te faciliteren van 'leren en doorontwikkelen'. 

De lessen en tips in deze handreiking zijn gegeven door deelnemers aan werkateliers: initiatiefnemers, raads- en collegeleden en ambtenaren. Het is een startpunt en een rijke bron van materiaal. De bedoeling is dat de handreiking ook verder kan meegroeien met nieuwe ervaringen en inzichten. In dat licht is de handreiking een leer- en ontwikkelomgeving.

De handreiking kan door initiatiefnemers en de gemeenten worden gebruikt voor:

  • Het maken van een plan voor een burgerinitiatief: waar moet je op letten?
  • Evaluatie tussentijds en na afloop: wat gaat goed, wat gaat minder goed?
  • Ontwikkelen van een gemeenschappelijke werkwijze en een gemeenschappelijke taal.
  • Een permanente ontwikkelagenda: wat zijn zaken waar we verder op moeten ontwikkelen?

Klik in de onderstaande figuur om naar de gewenste handreikingen te gaan. Of scroll naar de handreikingen onder de figuur.

Realiseren publieke doelen

Het gaat hier vooral om realisatiekracht. Hoe kunnen we zo productief als mogelijk de publieke doelen realiseren? Initiatieven, participatie en samenwerking vormen geen doel op zich. Een initiatiefnemer wil iets concreets bereiken.

Inspelen op wat leeft in de samenleving

Richtinggevende vragen 

  • Wat is de situatie in de samenleving?
  •  Wat kan anders of beter? Wat zijn de wensen en noden?
  • Wat is een concreet beeld bij wat wenselijk en nodig is: wat zie je dan?
  • Wat wil je realiseren, waaraan levert het initiatief een bijdrage?
  • Wanneer is het initiatief succesvol, waaraan kun je dat zien, wat is een zichtbaar resultaat?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Het vertrekpunt is de samenleving zelf: sluit goed aan op wat de werkelijke behoefte is in de samenleving.
  • Probeer niet op voorhand ruimte in te perken met eigen oplossingsrichtingen en plannen. 
  • Laat zien wat in de huidige situatie de aanleiding is om een initiatief op te pakken.
  • Maak helder wat je wilt realiseren: waar ga je voor? Wat is straks anders dan nu? Wie merken daar concreet wat van?
  • Concreet formuleren: juist door een resultaat heel concreet te formuleren is het ook evalueerbaar. Omgekeerd, als je evalueerbaar werkt, ben je ook resultaat gerichter. Dan heb je een veel concreter beeld van wat je wilt bereiken. Evalueerbaar formuleren betekent dat je de kern van de zaak raakt en dat je achteraf kunt nagaan of het resultaat is gerealiseerd. Kortom, wanneer ben je succesvol?

Tips

Aan initiatiefnemers:

  • Investeer in een goede maatschappelijke verkenning. De verkenning kan starten vanuit de samenleving: een initiatiefnemer heeft een idee en wil wat realiseren. De verkenning kan ook starten vanuit de gemeente: de gemeente zoekt samenwerking om een doel of opgave te realiseren.
  • Organiseer met de verkenning zicht op de gewenste situatie, de huidige situatie en op effectieve maatregelen of activiteiten. Oriëntatie op partners en mogelijkheden om een initiatief in coproductie te realiseren. Aan- of afwezigheid van een goede basis voor samenwerking.
  • Bespreek met elkaar of het op basis van de verkenning zinvol is een volgende stap te zetten.

Aan gemeente:

  • Geef ruim baan aan initiatiefnemers die met eigen geld en middelen publieke zaken willen realiseren. Doe dit al helemaal als er geen botsende maatschappelijke belangen zijn.
  • Verbindt partijen in de samenleving zodat zij ook in onderlinge samenwerking publieke doelen kunnen realiseren.
  • Ontwikkel een bestuursstijl waarin je vooral in samenwerking met bewoners en initiatiefnemers publieke doelen realiseert.

Bouwen en aan de slag

Richtinggevende vragen

  • Hoe stimuleer je een 'handen uit de mouwen-cultuur' in plaats van een vergadercultuur?
  • Hoe krijgt 'realiseren' evenveel aandacht als het maken van plannen?
  • Richten we ons op acties die resultaat opleveren?
  • Hoe zijn we in staat om kansen te benutten en barrières te overbruggen door middel van creatieve oplossingen?
  • Hoe bouwen we voort op zaken die al goed gaan en op elkaars ideeën en suggesties?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Na jarenlang hard werken aan plannen zonder realisatie moet je een echte optimist zijn om met energie door te gaan.
  •  Vergaderen kan best gezellig zijn, maar uiteindelijk krijg je vooral energie van iets concreets dat je realiseert.
  •  Op drift raken: het doel waarom het allemaal begon, is uit het oog verloren.
  • Veel energie voor plannen en weinig energie voor realisatie.
  • Je verliezen in de 'hoe-vraag' ten koste van de 'wat-en-waarom doen we dit vragen'.

Tips

Aan initiatiefnemers en gemeente:

  • Investeer in effectieve en creatieve werkvormen. Samen bouwen en voortbouwen op elkaar in plaats van vergaderen of beschouwen. Beleg één of meerdere werkbijeenkomsten met partners om te bouwen aan een  concreet plan. Focus op het realiseren van het initiatief.  Smeden van coproductie in plaats van concurrentie. Bijdragen aan een plezierige en creatieve werksfeer. Van grof naar fijn werken in meerdere ronden. Relevante verschillen overbruggen en tegenstellingen zo snel mogelijk beslechten zodat ze het vervolgproces niet gaan belasten.
  • Investeer al tijdens de visievorming in vitale samenwerking en kijk wie wat kan doen met welke resultaat. Probeer de vaart erin te houden, maak vooraf helder wat het tijdsplan is zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is en je elkaar daar op kunt aanspreken.
  • Stel telkens weer de 'wat-vraag': wat willen we met elkaar bereiken? Waar is het ons werkelijk om te doen? Zijn we goed bezig, als we kijken naar wat we willen realiseren?

Voorbeeld: Lokaal Energie (gemeente Oegstgeest)

Initiatiefnemers gaan al vanaf het begin gericht op zoek naar partners die werkelijk in staat zijn om wat toe te voegen: zij noemen dat 'gedragen partners'. Hierdoor is de slagkracht groot en de focus gericht op doen en realiseren. Stroperige processen en 'praten aan de zijlijn' wordt zo vermeden. Zo stelt de gemeente een dak van de sporthal ter beschikking voor het plaatsen van zonnepanelen. Een bank levert een financiële bijdrage in de realisatie. De organisatie 'Zon op Nederland' levert kennis en expertise en voert de projectadministratie plus fiscale- en financiële afhandeling. 

Snel, flexibel en slagvaardig handelen

Richtinggevende vragen

  • Hebben we voldoende tijd en middelen voor realisatie?
  • Hoe en wie neemt besluiten en stelt prioriteiten? Kunnen we daarbij voldoende slagvaardig en snel handelen als dat moet?
  • Hebben we verschillende keuzemogelijkheden of alternatieven? Zijn we flexibel?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Vaak wordt de gemeente uitsluitend gezien in haar rol als subsidieverlener. De gemeente kan ook op heel andere manieren samenwerken of een initiatief mogelijk maken. Bijvoorbeeld met kennis, beschikbaar stellen van netwerken, communicatie en ambtelijke capaciteit. Geef meer ruimte en mandaat aan ambtelijke organisatie om dat beeld om te buigen naar de gemeente kan op allerlei gebieden en manieren een bijdrage leveren.
  • Naast de gemeente zijn er andere partijen die bereid zijn bij te dragen, zoals woningbouwcorporaties in de vorm van verhuur van een ruimte om niet, een bank met een financiële bijdrage aan kansrijke maatschappelijke initiatieven, kennisorganisaties met expertise bijvoorbeeld op gebied van duurzaamheid en energie.
  • Benut koepelorganisaties van initiatieven die ondersteunen bij de uitvoering van de projectadministratie en financiële afhandeling.
  • Binnen gemeenten ontbreekt nogal eens een gedeeld beeld over initiatieven die de gemeente wel of juist niet wil ondersteunen. Dat kan leiden tot onduidelijkheid en vertraging van initiatieven.
  • Gemeenten hebben onvoldoende zicht op burgerinitiatieven en deze worden niet actief en vanuit één hand gevolgd. Aandacht voor initiatieven is vaak ad hoc en initiatieven vallen in 'los zand’. Initiatieven komen niet voldoende op de radar of verdwijnen daar weer vanaf.
  • Gemeenten willen regelmatig initiatieven financieel ondersteunen. Vaak gebeurt dat onder de vlag van subsidie. Subsidieprocessen zijn voor vrijwilligers vaak traag en omgeven met procedures.
  • Individuele inwoners of groepen kunnen als natuurlijke rechtspersoon in enkele gemeenten geen subsidie ontvangen. Dat werpt juridische belemmeringen op. In Leidschendam-Voorburg functioneert mede om die reden de Stichting Vlietwensen waar initiatiefnemers laagdrempelig een aanvraag kunnen doen voor ondersteuning van initiatieven ‘voor een betere buurt’. In gemeente Wassenaar is in de subsidieverordening opgenomen dat natuurlijke personen wél in aanmerking kunnen komen voor subsidie.

Tips

Aan initiatiefnemers:

  • Kijk niet alleen naar de gemeente als bron van (financiële) middelen, maar maak ook gebruik van alternatieve bronnen, zoals sponsoring door bedrijven en organisaties. Organiseer hulpbronnen in een netwerk van partijen en organisaties die iets kunnen en willen bijdragen. Zo stelde een woningcorporatie ruimte ter beschikking die initiatiefnemers om niet konden huren. Een deskundige partij kan helpen bij het organiseren van een enquête onder inwoners. Een bank ondersteunt kansrijke maatschappelijke initiatieven en heeft daarvoor een potje ingesteld.
  • Doe iedere dag iets in de goede richting. Afstemmen met elkaar, maar niet wachten op elkaar!
  • Zoek naar een koepelorganisatie of andere organisatie die bereid is als rechtspersoon op te treden voor subsidieverlening indien rechtspersoonlijkheid een voorwaarde is voor subsidie.

Aan gemeente:

  • Houdt financiële middelen vrij om snel en flexibel in te kunnen zetten voor het realiseren van kansrijke initiatieven in samenwerking met maatschappelijke initiatiefnemers. Kijk bijvoorbeeld naar de Rabobank die vrij snel en flexibel middelen kan vrijmaken als maatschappelijke ondernemer.
  • Stel een deel van de programmering afhankelijk van veelbelovende initiatieven én realisatiekansen. In plaats van te verdelen en versplinteren van allerlei doelen zónder heldere koppeling aan daadwerkelijke realisatie.
  • Faciliteer initiatiefnemers bij het zoeken naar alternatieve financiële middelen en fondsen.
  • Faciliteer initiatiefnemers op een laagdrempelige manier bij het aanvragen van subsidies. 

Voorbeeld: Herindeling IJsbaangebied (gemeente Voorschoten)

Er was sprake van een gemeentelijke financiële bijdrage in de realisatie. Momenteel kan de gemeente deze toezegging niet nakomen. Inmiddels kunnen initiatiefnemers door een gefaseerde planning het initiatief ook volledig zonder financiële steun van de gemeente realiseren. Binnen vijf jaar kunnen zij door alternatieve financiering een jeu de boules baan, een skeelerpiste en een hal realiseren. Een initiatiefnemer: "ik ben een geboren optimist!"


Voorbeeld: Lokaal Energie (gemeente Oegstgeest)

Een gemeentelijke subsidie bleef lang uit, te lang om de voortgang in het initiatief te houden. Initiatiefnemers ervaren vaak dat subsidieaanvragen veel energie vragen en de processen weinig flexibel zijn. De energie die daaraan besteed wordt, kan wellicht beter in de realisatie van het initiatief gestopt worden: "Zorg voor snellere en flexibeler financiering van initiatieven los van allerlei knellende subsidieregels" (initiatiefnemer).


Voorbeeld: Nationaal Ouderendagcomité (gemeente Leidschendam-Voorburg)

Het comité zoekt aansluiting bij een overkoepelende rechtspersoon waar gemeente Leidschendam-Voorburg wel subsidie aan kan verstrekken (het Nationaal Ouderenfonds). Initiatiefnemers doen ook suggesties aan de gemeente:

  • 'Financiële scharrelruimte' om sneller kansrijke initiatieven te ondersteunen.
  • Flexibele ruimte in ambtelijke capaciteit om aan te wenden voor het gemeentelijk aandeel in kansrijke initiatieven.
  • (Experimenteer)ruimte om knellende regelgeving te ontwijken.

Focus op het realiseren van gewenste maatschappelijke effecten

Richtinggevende vragen

  • Houden we focus op de bedoeling en ambities? Zijn we doelgericht en doeltreffend? Houden we focus op slimme en nuttige activiteiten?
  • Zijn de ambities voldoende realistisch?
  • Zijn we resultaatgericht? Hebben we een actueel beeld van (tussentijds) resultaat?
  • Staan we stil bij wat al gerealiseerd is? Vieren we successen?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • De bron van alle energie is steeds het realiseren van een publiek doel, dát is waar de initiatiefnemers het voor doen. Het liefst gaan zij daar dan ook direct mee aan de slag door hun idee daadwerkelijk uit te voeren.
  • In de praktijk komt er zeker bij grootschalige initiatieven echter veel meer bij kijken. Er moet gesproken worden met alle mogelijke betrokkenen, er moeten (business)plannen worden opgesteld, met de gemeente moet gesproken worden over de regelgeving die mogelijk in de weg zit, et cetera. Het blijkt een groot risico te zijn dat deze 'randzaken' gaan overheersen. De realisatie van de maatschappelijke opgave, waar alle energie vandaan komt, staat soms niet meer centraal.
  • Gemeenten en ook initiatiefnemers zijn nog te vaak gericht op het maken van plannen in plaats van realisatie.
  • Resultaten komen vaak niet in één vorm. Bewoners die zelf het groen onderhouden, doen wat moois voor de samenleving, maar dragen ook bij aan ontmoeting en sociale contacten: "tijdens het wieden leer je de buren kennen".

Tips

Aan initiatiefnemers en de gemeente:

  • Focus op resultaten en focus op realiseren: daar moet alle energie op worden gericht.
  • Maak de resultaten van initiatieven zichtbaar en deel deze. Gebruik vooral beeld, foto en film om resultaten te laten zien. Koppel dit bijvoorbeeld aan een jaarlijkse (publieks)prijs, vergelijkbaar met de prijs 'De Groene Paauw' in Wassenaar. Burgerinitiatief is mensenwerk, breng dus vooral mensen in beeld.
  • Werk aan een haalbare fasering en stappen van initiatieven die je niet in één keer kunt waar maken.
  • Evalueer geregeld tijdens en na bijeenkomsten en gesprekken: heeft wat we hebben gedaan ons dichter bij de realisatie gebracht? Vier het bereiken van (deel)resultaten en mijlpalen.
  • Kijk verder dan de realisatie van het initiatief. Zorg voor een goede borging van het initiatief en maak met elkaar afspraken over de continuïteit. Kijk daarbij ook naar de lange termijn: wie zorgen dat een initiatief duurzaam kan renderen? Welke randvoorwaarden zijn daarvoor nodig, in welke mate zijn die ingevuld? Wie heeft daarbij een rol?

Voorbeeld: Autisamen - Welzijn en gezondheid voor gezinnen met kinderen met autisme (gemeente Oegstgeest)

Een plan uit 2014 groeit uit en ontwikkelde zich als snel tot een concreet programma door het organiseren en aanbieden van spel- en sportactiviteiten voor kinderen en jongeren met autisme in Katwijk, Oegstgeest, Leiden en Teylingen. "Het is een kwestie van gewoon doen. En doe het dan vooral met een groepje, want aan elkaar heb je steun. Zoek het ook dichtbij jezelf en bij de faciliteiten die je in de omgeving hebt" (initiatiefnemer).

Constructieve samenwerking

Samenwerken doe je om krachten te bundelen zodat je gezamenlijk meer kan realiseren dan je alleen kan. Goede samenwerking met allerlei partijen is vaak groot van belang om de publieke doelen te realiseren. Initiatiefnemers kunnen samenwerken met allerlei partijen zoals inwoners, maatschappelijke organisaties of bedrijven. De gemeente is in veel gevallen ook een gewenste samenwerkingspartner van initiatiefnemers. Daarbij gaat het voor gemeenten ook om het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie zo te organiseren dat dit in dienst staat van samenwerking met partijen in de samenleving.

Een gezamenlijke werkwijze

Richtinggevende vragen

  • Hoe bouwen we gezamenlijk?
  • Hoe stemmen we werkwijzen goed op elkaar af?
  • Menselijke maat: is de werkwijze nog voor iedereen te begrijpen en hanteerbaar? Is er nog sprake van menselijke maat?
  • Hoe spreek je energie aan? Hoe bindt je energieke en inspirerende personen?
  • Is ieders aandeel in de realisatie helder? Wie levert welke bijdrage?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Het vinden van win-win situaties waardoor coproductie mogelijk is. Door duurzaamheid onderdeel te maken van een initiatief ontstaat bijvoorbeeld een win-win situatie met andere partijen die daar belang bij hebben en hun doelen (deels) kunnen realiseren via jouw initiatief.
  • Een professionele werkwijze zoals het maken van verslagen van bijeenkomsten en vastleggen van afspraken.
  • Korte lijnen en contact van mens tot mens waarbij bijvoorbeeld ambtenaren van de gemeente ook snel reageren via e-mail en WhatsApp en niet alleen formeel via brieven.
  • Zorg voor voldoende organisatievermogen. Het realiseren van burgerinitiatieven vraagt vaak kennis, ervaring, competenties en expertise. Vaak zijn deze niet op voorhand aanwezig en moeten deze gaandeweg aangetrokken of ontwikkeld worden.
  • Vaak is er onvoldoende tijd en ruimte voor tussentijdse reflectie en evaluatie.

Tips

Aan initiatiefnemers:

  • Zoek naar 'dragende partners'. Die leveren een bijdragen op basis van toegevoegde waarde. Iedereen die meerwaarde heeft, doet mee. Discussie en beschouwen aan de zijlijn is ongewenst.
  • Werk samen vanuit een open houding van geven en nemen en elkaar iets gunnen.
  • Benut talenten en competenties van mensen goed. Boor drijfveren van mensen aan om bij te dragen aan een initiatief. Breng mensen in stelling zodat zij zich maximaal kunnen ontplooien als bijdrage aan het initiatief.
  • Voorkom kwetsbaarheid door activiteiten op te pakken met meerdere personen: voorkom '1-pitters'.
  • Leg teamleden of samenwerkingspartners de volgende vraag voor: “Welke hulp heb ik nodig en wat kan ik anderen bieden?”.
  • Maak gebruik van partijen die al ervaring hebben met het oprichten van burgerinitiatieven.
  • Neem ruimte voor gezamenlijke evaluatie. Voer gezamenlijke het gesprek en reflecteer vanuit ieders belevingswereld. Leer van andere initiatieven en initiatiefnemers.

Aan gemeente:

  • Zorg dat de menselijke maat consequent prevaleert boven bureaucratische en administratieve procedures en systemen. Zorg voor korte lijnen, nabijheid en persoonlijke relaties. 
  • Luister goed en leer mensen kennen. Doorgrond wat initiatiefnemers beweegt en wat zij nodig hebben.
  • De gemeente moet in staat zijn snel aan te sluiten op initiatieven en het eigen aandeel in een initiatief waar te maken. Dat vraagt ook om het vormen van teams dwars door organisatiegrenzen heen, zowel binnen de gemeente als daarbuiten.
  • Zoek regelmatig met initiatiefnemers de creatieve ruimte om gesprekken te voeren. In de aanloopfase: hoe kunnen we elkaar versterken, wat kunnen we samen realiseren, wie doet wat of wie kan wat doen? Tussentijds en na afloop samen evalueren en leren: zijn we op de goede weg? Doen we de goede dingen? Doen we de dingen goed?


Samenwerking: gemeentebestuur met maatschappelijke partners

Richtinggevende vragen

  • Hoe bouw je maatschappelijke netwerken op rondom concrete vraagstukken?
  • Hoe kom je tot coproductie? Draagt iedere partner vanuit zijn/haar kracht bij?
  • Heeft de gemeente een toegevoegde waarde voor de realisatie van de opgave?
  • Hoe kun je met subsidie onderlinge samenwerking stimuleren?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Initiatiefnemers investeren vaak in het leren kennen en doorgronden van gemeentelijke doelen om hier goed op aan te kunnen sluiten en win-win situaties te realiseren.
  • Bij diverse initiatieven levert de gemeente een concrete bijdrage en meerwaarde. Men kan hierbij denken aan: tijd en capaciteit, bijvoorbeeld in de vorm van een (onafhankelijke) procesbegeleider of uitvoering;  middelen zoals bijvoorbeeld beplanting, het dak van een sporthal voor energieopwekking, vergunningverlening en financiële bijdragen.
  • Bij het nemen van een aandeel in een initiatief ‘dwingt’ de gemeente initiatiefnemers vaak om goed na te denken over de borging en continuïteit van een initiatief.
  • Soms moeten initiatiefnemers lang wachten op relevante besluiten door de gemeente over (politieke) keuzevraagstukken. Dat leidt tot onduidelijkheid, vertraagt maatschappelijk initiatief en dooft maatschappelijke energie.
  • Regelmatig verdwalen initiatiefnemers. Het is moeilijk om de juiste persoon te vinden. Initiatiefnemers ervaren verkokering, waarbij zij merken dat binnen het gemeentehuis onvoldoende relevante verbindingen worden gelegd. Een formele en afwachtende houding gericht op toetsen en controleren om risico’s te vermijden. Opeenstapeling van eisen waar initiatieven aan moeten voldoen.
  • De rol van de gemeente als bruggenbouwer wordt soms gemist. Denk bijvoorbeeld aan thema's, opgaven en tussen maatschappelijke partijen en initiatieven. Zo is er bij initiatiefnemers vaak onvoldoende zicht op andere initiatieven, waarmee het moeilijk is om kansen voor verbindingen te ontdekken.

Tips

Aan initiatiefnemers:

  • Organiseer zicht op gemeentelijke doelen en ga na waar mogelijkheden liggen om hier op aan te sluiten.
  • Doorbreek verkokering en stel eisen aan de professionele werkwijze van de gemeente. Vraag om een vaste ambtelijke contactpersoon met overzicht, die voor jou de nodige verbindingen kan leggen, zonder je van het kastje naar de muur te sturen. Spreek zo nodig een lid van het college van B&W of een raadslid aan als 'wegwijzer' naar de juiste ingangen.
  • Vraag bij partijen die eisen stellen en wensen hebben ook om oplossingen en inzet, ook vanuit de gemeente als die eisen stelt: zijn (juridische) eisen echt vereist en waarom? Wat kan de gemeente doen om zaken mogelijk te maken en mee te denken?

Aan gemeente:

  • De gemeente is op elk moment in staat aan inwoners, maatschappelijke partijen en bedrijven overzicht te bieden, bijvoorbeeld over alle doelen , plus een verwijzing naar kaderstellende nota’s waaraan deze zijn ontleend. Over de portefeuillehouders en wie waarvoor verantwoordelijk is. Over de gemeentelijke accounthouders/ beleidsmedewerkers en hun expertise/takenpakket. Over mogelijke relevante partners (subsidieontvangers/initiatiefnemers en andere partijen) die interessant zijn om mee samen te werken bij de realisatie.
  • Faciliteer een permanente opbouw van maatschappelijke netwerken waaruit lokale initiatieven kunnen ontstaan en waarbinnen partijen elkaar snel weten te vinden. Organiseer regelmatig netwerkbijeenkomsten en workshops voor onderlinge kennismaking en de uitwisseling van kennis en ervaring. Kijk bijvoorbeeld naar de wijze waarop gemeente Leidschendam-Voorburg invulling geeft aan de Initiatieventafel, en bouw dit verder uit.
  • Ontwikkel een visie en voorkom willekeur. Wees duidelijk en communicatief over de afweging om wel of niet bij te dragen aan een maatschappelijk initiatief. Werk de komende periode aan een concreet afwegingskader. Betrek daarbij actief de raad met een heldere rol en draagvlak vanuit de raad. Ontzorg initiatiefnemers waar mogelijk, bijvoorbeeld bij het voldoen aan juridische eisen: denk mee, ondersteun, geef informatie en bied oplossingen.
  • Maak gebruik van technologische mogelijkheden om mensen en initiatieven met elkaar te verbinden. Benut daartoe de Initiatiefwijzer als maatschappelijke platformfunctie en om overzicht te bieden over maatschappelijke initiatieven. Gebruik de digitale platformfunctie als een ‘crm-systeem’ van de samenleving: overzicht en inzicht in maatschappelijke initiatieven, partners en belangen en doelen en resultaten. Sluit ook aan op sociale media - daar maken initiatiefnemers zelf al veel gebruik van - bijvoorbeeld via Facebook maar ook via eigen websites.

Voorbeeld: Opfleuren Strandwal (gemeente Wassenaar)

De gemeente is in staat via het maatschappelijk initiatief invulling te geven een aantal gemeentelijke doelen onder meer op gebied van groenvoorziening. De gemeente levert ook een belangrijk aandeel, onder meer in de vorm van beplanting en actieve/enthousiaste inzet vanuit de ambtelijke organisatie. De samenwerking verloopt niet over de gehele linie goed. Zo zou de gemeente ook het plein opschonen. Dat is veel later gerealiseerd dan toegezegd wat leidt tot tot vertraging en enig onbegrip over de communicatie.

Samenwerking: tussen maatschappelijke partners onderling

Richtinggevende vragen

  • Weten we elkaar al snel te vinden en werken we snel samen aan oplossingen?
  • Hoe maken we creatieve verbindingen tussen verschillende vraagstukken en partijen?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Via verschillende maatschappelijke initiatieven kun je bijdragen aan doelen van van allerlei partijen. Daardoor kun je samen meer realiseren en zijn meer partijen bereid een aandeel te nemen in je initiatief. Zo kan duurzaamheid een concreet onderdeel zijn van veel initiatieven. Zie ook 'Beursvloer aan de Vlietwaar allerlei organisaties, vrijwilligers en ondernemers uit Leidschendam-Voorburg tot uitwisseling komen op basis van ruil van talenten, expertise, vaardigheden, tijd en capaciteit. Ook blijft staan dat veel initiatiefnemers niet weten van elkaars bestaan en zo kansen missen om krachten te bundelen. Zo zijn er nogal wat initiatieven gericht op duurzaamheid en energie die los van elkaar opereren.
  • Initiatiefnemers zijn zelf vaak al heel actief in het betrekken van relevante partijen: de gemeente, de woningcorporatie, zorginstellingen en fondsen. “Dat vraagt ook een beetje lef!”
  • Veel maatschappelijke initiatieven opereren op het niveau van een straat, een buurt of wijk en soms een hele gemeente. Er zijn vaak kansen om meer te realiseren door partners buiten je buurt of wijk te zoeken, of soms zelfs door gemeenteoverstijgend te werken en regionaal krachten te bundelen. 
  • Initiatiefnemers ervaren nogal eens dat professionele gesubsidieerde organisaties niet altijd bereid zijn tot samenwerking. Maatschappelijke initiatieven worden soms gezien als concurrentie door andere organisaties.

Tips

Aan initiatiefnemers:

  • Ga gericht op zoek naar wat je bindt: wat is de gemeenschappelijke noemer die je met andere partijen deelt? Breng de gemeenschappelijke noemer onder woorden en deel dit met elkaar.
  • Zoek actief naar win-win en onderlinge synergie: situaties waar je met meerdere partijen doelen en belangen kunt verbinden en samen realiseren.
  • Het kan ook blijken dat er verschillende belangen bestaan. Dit kunnen zaken zijn die goed verenigbaar zijn, maar ook (potentiële) conflicten die beslecht moeten worden.
  • Als deze verschillen relevant zijn voor het realiseren van het initiatief, is het zaak deze op het juiste moment en op een goede manier bespreekbaar te maken.
  • Bied duidelijkheid aan de hand van heldere keuzes is dan nodig om voortgang te boeken en een impasse te voorkomen. Dit vraagt samenwerking, ook door diegenen die met elkaar verschillen.

Aan gemeente:

  • Stimuleer uitwisseling en verbindt partijen actief. Kijk bijvoorbeeld ook naar de wijze waarop gemeente Leidschendam-Voorburg invulling geeft aan de Initiatieventafel.
  • Zet subsidies niet/minder bilateraal in, maar veel meer in coproductie met meerdere partijen waarin iedereen zijn/haar aandeel neemt. Stimuleer daarmee onderlinge samenwerking ook tussen professionele organisaties en vrijwilligers.

Voorbeeld: Levendiger maken Oosthof (gemeente Wassenaar)

Allerlei vrijwilligers en organisaties zoals de Wassenaarse Bouwstichting en Stichting Maatschappelijke Ondersteuning Wassenaar (SMOW) werken samen om het initiatief te realiseren. Initiatiefnemers ervaren echter ook afzijdigheid. Initiatiefnemers onderscheiden diverse grotere en professionele organisaties die een belangrijke bijdrage aan het initiatief zouden kunnen leveren én waarmee een win-win situatie kan ontstaan. Toch blijft samenwerking uit door een andere prioriteitstelling van deze organisaties. Initiatiefnemers ervaren dit als gemiste kansen voor coproductie waarbij de gemeente een regisserende of verbindende rol zou kunnen vervullen. Een belangrijk aanknopingspunt daartoe zien initiatiefnemers in de wijze van subsidieverlening. Deze is niet gericht op het stimuleren van samenwerking en prikkelt gesubsidieerde organisaties onvoldoende om grenzeloos samen te werken in netwerken met andere organisaties en inwoners.


Voorbeeld: Autisamen (gemeente Oegstgeest)

Bij dit project wordt eveneens ervaringen dat het initiatief door gesubsidieerde organisaties op gebied van zorg- en hulpverlening als concurrent worden beschouwd (zie ook het bovenstaande voorbeeld). Soortgelijke signalen spelen binnen gemeente Oegstgeest ook bij andere initiatieven. Zo ervaren initiatiefnemers van Langer Zelfstandig Wonen dat hun inzet als een bedreiging wordt ervaren door professionals.

Voorbeeld: 1plus1=1 (gemeente Leidschendam-Voorburg)

Initiatiefnemers ervaren een stimulans die uitgaat van sociale netwerken die lokaal zijn opgebouwd voor het verbinden van partijen, doelen, belangen en ideeën:

  • De Initiatieventafel van de gemeente en het budget voor wijkinitiatieven, de laatste onder de naam ‘Vlietwensen’.
  • Het vrijwilligerspunt Woej waar bewoners, netwerkpartners en de gemeente elkaar ontmoeten om te werken aan een betrokken samenleving.
  • 'Beursvloer aan de Vliet’ waar samenwerking tussen maatschappelijke organisaties en het bedrijfsleven tot stand komt en bijdraagt aan 'matching'. Allerlei activiteiten uit het lokale wijknetwerk, zoals het organiseren van een burendag.

Een goede samenwerkingsspeler zijn

Richtinggevende vragen

  • Ben ik open, duidelijk en betrouwbaar?
  • Ben ik gericht op de realisatie en het bundelen van krachten?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Een traject duurt lang als de interne organisatie van de gemeente onvoldoende is gericht op realisatie. Een initiatiefnemer meldt: “Het plan lag soms in de la, veel verschillende afdelingen waren betrokken. Toen de gemeente een dossierhouder heeft aangewezen, is er wel sneller doorgepakt.”
  • Na een aantal jaren gaat de gemeente weer een eigen koers varen. De initiatiefnemers worden dan ‘vergeten’.
  • Voor initiatiefnemers is het soms moeilijk een goede samenwerkingsspeler te zijn door gebrek aan capaciteit. Bijvoorbeeld regelmatig en goed communiceren, vraagt tijd en energie.

Tips

Aan initiatiefnemers:

Verdeel de externe contacten over verschillende mensen om daarmee tot spreiding van taken te komen. Voorkom dat één persoon verantwoordelijk is voor responsiviteit en communicatie als hiervoor onvoldoende tijd en gelegenheid is.

Aan gemeente:

  • Verklaar het zijn van goed samenwerkingsspeler tot topprioriteit: interne organisatie in dienst van externe samenwerking; snel en flexibel kunnen verbinden en inspelen op kansen; constructieve opstelling gericht op het bundelen van krachten; eenduidige partner met mandaat; betrouwbaar, open en duidelijk; voldoende geïnformeerd over de eigen situatie en over de partners; gecommitteerd.
  • Biedt inzicht in andere initiatieven: de gemeente als makelaar of draag zorg voor een toegankelijk platform.

Voorbeeld: Behoud Natuurlijk Rosenburgh (gemeente Voorschoten)

Rond het Behoud Natuurlijk Rosenburgh  trekt de gemeente na intensieve samenwerking met initiatiefnemers toch weer een eigen plan. Zonder overleg worden betonnen bankjes geplaatst, de kinderboerderij wordt uitbesteed aan een particulier, er is onduidelijkheid over hertenkamp en er is een brug aangelegd tussen het gebied en het complex Van der Valk.


Voorbeeld: 'Verkokering'

Bij nogal wat initiatiefnemers in de vier gemeenten wordt gewezen op interne 'verkokering' bij de gemeente. Het lukt gemeenten onvoldoende om van buiten naar binnen te kunnen werken. Initiatiefnemers hebben vaak behoefte aan een 'integraal' aanspreekpunt bij de gemeente:

  • Een integraal team van medewerkers met alle voor dat initiatief benodigde kennis.
  • Met één duidelijk aanspreekpunt voor de initiatiefnemers, zodat zij niet zelf binnen de gemeentelijke organisaties op zoek moeten naar informatie.
  • Borging dat de ambtelijke accounthouder slagvaardig kan opereren en ook snel kan doorschakelen naar college en raad – voor bestuurlijke ondersteuning en besluitvorming.

Soortgelijke opmerkingen en voorbeelden zijn in alle gemeenten door initiatiefnemers genoemd.

Voldoende ruimte voor alle samenwerkingsspelers

Richtinggevende vragen

  • Kan ik eigen keuzes maken en zelf tot een afweging komen?
  • Is er voldoende ruimte om eigen plannen en wensen te realiseren?
  • Zijn er voldoende middelen en capaciteit om van de ruimte gebruik te maken?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Gemeenten stellen nogal eens allerlei eisen en randvoorwaarden. De ruimte voor initiatiefnemers om zelf tot afwegingen en invulling te komen, neemt daarmee af. Initiatiefnemers ervaren vaak risicomijdend gedrag en tegenwerking van de gemeenten zoals een opeenstapeling van eisen waar initiatieven aan moeten voldoen en die de realisatie verzwaren. Vaak gaat het om eisen waarvan de relevantie aan initiatiefnemers voorbij gaat. 
  • Gemeenten hebben soms de neiging om zaken zelf in te vullen of over te nemen vanuit eigen ambities. Daarmee ontnemen zij ruimte voor maatschappelijke initiatiefnemers.

Tips

Aan gemeente:

  • Biedt mandaat en experimenteerruimte om op een goede manier met knellende regelgeving om te aan.
  • Schep flexibele ruimte om een deel van de capaciteit productief dienstbaar te maken aan kansrijke initiatieven, in plaats van het formuleren van wettelijke kaders en het stellen van eisen.
  • Zoek naar creatieve oplossingen die maatschappelijke initiatiefnemers ontzorgen, zodat deze meer vrijheid krijgen om zich toe te leggen op realisatie. Zoek bijvoorbeeld voor de eis van het instellen van een rechtspersoon bij subsidieverlening naar een bestaande rechtspersoon of een koepelorganisatie die dit kan behartigen voor maatschappelijke initiatieven, zonder daarmee maatschappelijke initiatiefnemers te belasten. Stel niet alleen eisen maar ondersteun ook bij de invulling daarvan.
  • Stuur niet op alles en kijk waar je terughoudend kunt zijn.  Zet in op het vergroten van maatschappelijke energie. Laat los welke resultaten precies geleverd moet en worden en wat de weg ernaar toe is.

Voorbeeld: Opeenstapeling van eisen vanuit het gemeentebestuur en andere partijen

In alle gemeenten ervaren initiatiefnemers dat gemeenten allerlei eisen stellen, vaak vanuit verschillende invalshoeken en afdelingen zonder goede afstemming en bemiddeling. Opgeteld verzwaren deze eisen de realisatie van maatschappelijke initiatieven:

  • Formeel en risicomijdend gedrag vanuit het gemeentebestuur.
  • Eisen stellen zonder mee te denken aan oplossingen.
  • Complicaties opwerpen zonder onderbouwing of argumentatie.
  • Angst voor precedentwerking waar deze vaak helemaal niet aan de orde is - omdat verschillende situaties zelden op elkaar lijken.


Een eis is bijvoorbeeld dat maatschappelijke initiatiefnemers een rechtspersoon moeten oprichten om subsidie aan te vragen. Dat vormt een obstakel voor veel inwoners en groepen. In gemeente Wassenaar is bijvoorbeeld wél bepaald dat ook natuurlijke rechtspersonen subsidie kunnen ontvangen.

Democratisch samenspel

In een samenleving spelen verschillende belangen een rol. Sommige van die belangen komen met elkaar overeen, versterken elkaar of kunnen naast elkaar bestaan. Andere belangen kunnen tegenstrijdig aan elkaar zijn. In het democratisch samenspel wordt een weg gevonden om op een goede wijze om te gaan met verschillende belangen. Bijvoorbeeld door deze tegen elkaar af te wegen, knopen door te hakken of juist te verbinden en te overbruggen. Dat is van betekenis in de raadszaal maar ook op de wijze waarop we onderling met elkaar omgaan in de samenleving, in wijken, buurten en onze straat. De essentie is dat we kunnen omgaan met verschillende belangen, in de raad maar ook op straat. Dus ook voor burgerinitiatieven is het belangrijk om goed om te kunnen gaan met verschillende belangen die kunnen spelen.

Goed zicht op alle belangen en zorgvuldige afweging

Richtinggevende vragen

  • Hebben we rond belangrijke onderwerpen alle afwegingen en belangen pro en contra in beeld?
  • Hoe betrekken we mensen die tegen zijn en/of hun stem niet kunnen of durven laten horen?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Initiatiefnemers doen moeite om zicht te krijgen op allerlei belangen. Bijvoorbeeld door het uitzetten van een enquête waarmee omwonenden kunnen reageren en feedback geven.
  • Initiatiefnemers organiseren open dagen of informatiebijeenkomsten om met zoveel mogelijk mensen en organisaties in contact te komen.

Tips

Aan initiatiefnemers en gemeente:

  • Luister goed luisteren naar de onderliggende belangen en zorgen van mensen.
  • Maak duidelijk waar mensen hun zorgen of vragen kwijt kunnen. Geef een stem aan bewoners die zich niet melden – of niet laten horen.
  • Heb aandacht voor de zwijgende minderheid, tegenstanders of juist de voorstanders.

Recht doen aan wat de meerderheid wil en rekening houden met de minderheid

Richtinggevende vragen

  • Hoe moeite te doen om te zoeken naar oplossingen met het grootst mogelijke draagvlak?
  • Hoe ervoor te zorgen dat de uitkomst van een democratisch proces ook gesteund én nagevolgd wordt?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Draagvlak en steun is bij de meeste initiatieven een stimulans.
  • De meeste initiatiefnemers hebben oog voor draagvlak en doen moeite om dat zo groot mogelijk te maken. Meestal lukt dit met pragmatische oplossingen en 'gezond verstand'.

Tips

Aan initiatiefnemers:

  • Kies een democratische opstelling: rekening houden met elkaar, geven en nemen, meerderheden houden rekening met minderheden, recht doen aan wat de meerderheid wil.
  • Neem ook alle negatieve reacties en emoties serieus.
  • Luister goed naar de onderliggende belangen en zorgen van mensen.
  • Werk aan een zo groot mogelijk gevoel van (mede)eigenaarschap: 'Samen is van ons, voor ons en door ons'.

Aan gemeente:

Help initiatiefnemers die dat vragen en/of nodig hebben bij het organiseren van een goed proces voor het samenspel tussen betrokkenen met verschillende belangen. Laat daarbij ook zien dat de gemeente staat voor het algemeen belang.


Voorbeeld: Jeu de Boulesbaan (gemeente Leidschendam-Voorburg)

Bij de realisatie van een Jeu de Boulesbaan zoeken initiatiefnemers actief naar draagvlak met omwonenden. Een zorg van omwonenden is de aantrekkingskracht op hangjongeren. Dit leidt tot een pragmatische oplossing waarbij mobiele bankjes na gebruik worden opgeruimd.


Voorbeeld: Behoud Natuurlijk Rosenburgh (gemeente Voorschoten)

Initiatiefnemers doen veel moeite om belangentegenstellingen te overbruggen, zoals de zonering voor honden en kinderspeeltuin op een locatie waar geen overlast wordt veroorzaakt.

Democratie in de raad: betekenisvolle rol en toegevoegde waarde van de raad

Richtinggevende vragen

  • Hoe formuleren we een politieke visie op belangentegenstellingen waar de samenleving zelf niet uitkomt?
  • Hoe hakken we met gezag politieke knopen door en komen we tot besluiten komen?
  • Hoe leggen we verantwoording af over de gemaakte keuzes?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Maatschappelijke initiatieven stranden waar politieke keuzen door de gemeenteraad nodig of wenselijk zijn, maar deze niet worden genomen of vooruit worden geschoven.
  • Initiatiefnemers missen regelmatig een gezaghebbende rol vanuit het gemeentebestuur om knopen door te hakken als maatschappelijke partijen of inwoners er zelf niet uit komen. Zo kan het zijn dat sportverenigingen zich samen willen inzetten voor een nieuwe buitensportaccommodatie maar allemaal verschillende claims leggen op de beschikbare ruimte.
  • Initiatiefnemers ervaren in meer of mindere mate belangstelling vanuit het gemeentebestuur voor hun initiatief. Een goede aansluiting van de raad op maatschappelijke initiatieven wordt vaak gemist, met name daar waar een politieke belangenafweging speelt.

Tips

Aan gemeente: 

De gemeenteraad vervult als gekozen volksvertegenwoordiging bij uitstek een politieke rol, meteen al bij de start van een maatschappelijk initiatief, of gaandeweg als de samenleving er onderling niet uitkomt:

  • Heb goed als als volksvertegenwoordiger goed zicht op alle belangen en sta in verbinding met alle belanghebbenden.
  • Ontwikkel een politieke visie hoe om te gaan met de diverse belangen en hoe deze te wegen, en draag deze uit. Welk belang prevaleert? Waar liggen mogelijkheden voor het bundelen van belangen? Hoe gaan we om met botsende belangen?
  • Geef uitsluitsel over de te maken politieke keuzes over belangenafwegingen waar de samenleving zelf moeilijk uit komt. Daarmee wordt democratische legitimiteit verleend.
  • Bewaak een goed proces van belangenafweging en borg deze waar mogelijk. Niet elk belang is goed vertegenwoordigd. Niet alle belanghebbenden zijn even goed georganiseerd. Stimuleer en organiseer dat alle belanghebbenden ook een podium krijgen om van zich te laten horen en zich te laten gelden. Behartig met name ook die belangen die niet door belanghebbenden verwoord kunnen worden.
  • Indien het initiatiefnemers niet lukt om uit verschillende belangen te komen overweeg dan om daarvoor het politiek-bestuurlijke proces in dienst te stellen.


Democratie op straat: er samen uit komen

Richtinggevende vragen

  • Hoe kun je stimuleren dat de democratie ook levendig is op straat, in het onderlinge samenspel tussen bewoners en tussen initiatiefnemers en andere belanghebbenden?
  • Is het juist dat partijen die met eigen inzet en middelen bijdragen aan publieke zaken, ook meer invloed hebben dan diegenen die dat niet doen? Wanneer wel? Wanneer niet?

Lessen in termen van stimulansen en obstakels

  • Democratie is niet iets exclusiefs voor de gemeenteraad. Politiek vindt ook plaats ‘op straat’: in organisaties, bedrijven, buurten én huishoudens – ook hier is het zaak belangenconflicten te beslechten.
  • Maatschappelijke initiatiefnemers doen moeite om zicht te krijgen op verschillende belangen.
  • Belanghebbende partijen doen moeite om er met elkaar uit te komen en stappen niet meteen naar het gemeentebestuur.

Tips

Aan de initiatiefnemers en de gemeente:

  • Goed luisteren betekent niet dat je iedereen altijd zijn/haar zin kun geven. Niet je zin krijgen betekent niet dat er niet goed naar je geluisterd is. Zorg dat dit voor iedereen helder is en maak dit onderdeel van de 'democratische opvoeding'. Dit wordt steeds belangrijker in een samenleving waar we er vaker met elkaar moeten en willen uitkomen: daarbij hoort het accepteren van de uitkomsten van een goed democratisch proces.
  • Als verschillen bestaan tussen groepen, organisaties of inwoners - zaken die goed verenigbaar zijn, maar ook tegenstellingen of (potentiële) conflicten kunnen oproepen - is het zaak deze op het juiste moment en op een goede manier bespreekbaar te maken. Duidelijkheid bieden aan de hand van heldere keuzes is dan nodig om voortgang te boeken en een impasse te voorkomen. Dit dit vraagt samenwerking, ook van diegenen die qua standpunt met elkaar verschillen.
  • Hanteer een constructieve opstelling: er samen uitkomen, ook als we het oneens zijn.
  • Werk progressiegericht. Dat betekent dat de focus ligt op het bereiken van vooruitgang en op het met elkaar bedenken en uitvoeren van oplossingen. De focus ligt niet in eerste instantie op problemen en de oorzaken daarvan. Er is dus aandacht voor 'wat werkt wél?' en minder aandacht voor 'wat gaat fout en wat werkt niet?'. De aanpak sluit aan op de menselijke behoefte aan autonomie, competentie en verbondenheid, het waarderen van het perspectief van de ander, het respectvol benaderen van vragen en problemen en het benutten van wat goed werkt.
  • Verken het nut en de noodzaak van mediation als je er niet met elkaar uitkomt en denk aan de mogelijkheid vanuit de gemeente om daarbij te faciliteren.

Voorbeeld: Herindeling IJsbaangebied (gemeente Voorschoten)

Hoewel zeker vier jaar is gewerkt aan concrete plannen is nog geen actie ondernomen om mogelijke bezwaren van omwonenden en kerkgangers van het nabijgelegen kerkje te inventariseren. De initiatiefnemers rekenen wel op botsende belangen of klachten vooral op het gebied van geluidsoverlast.